Charges locatives récupérables et régularisation : le guide 2026
Provisions ou forfait, liste des charges récupérables, régularisation annuelle, justificatifs, délai de 3 ans. Le guide clair des charges locatives pour bailleurs.
Les charges locatives sont une source fréquente de litiges : quelles dépenses peut-on répercuter sur le locataire, comment les provisionner, et comment faire la régularisation annuelle sans erreur ? Voici le guide clair pour 2026.
Provisions ou forfait : deux systèmes
Il existe deux façons de facturer les charges au locataire.
- Provisions sur charges (le plus courant, obligatoire en location vide) : le locataire verse chaque mois une avance, régularisée une fois par an sur les dépenses réelles.
- Forfait de charges (possible en meublé et en colocation) : un montant fixe, non régularisable, qui ne doit pas être manifestement disproportionné par rapport aux charges réelles.
En location vide, le régime des provisions avec régularisation annuelle est la règle. Le forfait est surtout utilisé en meublé, où il simplifie la gestion.
Les charges récupérables (décret de 1987)
Seules les charges récupérables listées par le décret du 26 août 1987 peuvent être répercutées sur le locataire. Les principales :
- Eau froide et chaude, et chauffage collectif ;
- Entretien des parties communes (nettoyage, électricité, petites réparations) ;
- Ascenseur (électricité, entretien courant) ;
- Espaces verts d'usage commun ;
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) ;
- Menu entretien des équipements collectifs.
Ce qui reste à la charge du bailleur
À l'inverse, ne sont jamais récupérables :
- les gros travaux et le ravalement ;
- le remplacement d'équipements (chaudière, ascenseur) ;
- les honoraires de syndic relatifs à l'administration de la copropriété ;
- la taxe foncière (hors TEOM).
| À la charge du locataire | À la charge du bailleur |
|---|---|
| Entretien courant, consommations | Gros travaux, remplacements |
| TEOM | Taxe foncière |
| Petites réparations parties communes | Ravalement, toiture |
La régularisation annuelle, étape par étape
La régularisation consiste à comparer, une fois par an, ce que le locataire a versé en provisions et les dépenses réelles.
- Totalisez les provisions encaissées sur l'année.
- Additionnez les charges réelles récupérables (relevés d'eau, décompte de copropriété, TEOM).
- Comparez : si les provisions sont insuffisantes, réclamez le complément ; si elles sont trop élevées, remboursez le trop-perçu.
- Informez le locataire un mois avant la régularisation, et tenez les justificatifs à sa disposition pendant six mois.
Le locataire peut demander le détail des charges et consulter les pièces justificatives (décompte de copropriété, factures). Refuser de les fournir fragilise votre régularisation en cas de litige.
Le délai de 3 ans
Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer des charges non régularisées ; au-delà, la créance est prescrite. Le même délai de trois ans vaut pour le locataire qui réclame un trop-perçu. Ne laissez donc pas traîner les régularisations : une régularisation annuelle, faite dans les temps, évite les rappels massifs et contestables.
Charges et quittance
Les charges apparaissent sur la quittance de loyer, distinctes du loyer nu. Une quittance claire, mentionnant loyer et provisions séparément, facilite la régularisation et rassure le locataire. Voyez notre modèle et les obligations dans l'article quittance de loyer.
Avec Locqui, la quittance sépare automatiquement loyer et charges, et peut être envoyée chaque mois au locataire sans intervention de votre part.
En résumé
Les charges locatives en 2026, c'est :
- Deux régimes : provisions régularisables (vide) ou forfait (meublé)
- Une liste stricte de charges récupérables (décret de 1987)
- Des dépenses qui restent au bailleur (gros travaux, taxe foncière)
- Une régularisation annuelle comparant provisions et dépenses réelles
- Un délai de 3 ans pour réclamer, de part et d'autre
Une régularisation faite chaque année, justificatifs à l'appui, c'est la meilleure façon d'éviter les litiges sur les charges.
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